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Archives privées
Quelques principes de base pour aider les particuliers à opérer un tri dans leurs archives.
Le site officiel de l’administration française indique que « le délai de conservation des papiers varie selon leur nature. En matière civile, le délai de droit commun pour agir en justice est de 5 ans (depuis le 19 juin 2008, date d’entrée en vigueur de la loi réformant la prescription en matière civile). Les preuves doivent donc être conservées pendant cette durée. Néanmoins, le délai de conservation de certains documents peut être plus ou moins important. »
Assurance
| Quittance et primes | 2 ans | Quittance, avis d’échéance, preuve du règlement ; courrier de résiliation et accusé de réception |
| Contrat d’assurance habitation et automobile | durée du contrat + 2 ans | Le contrat doit être conservé tant qu’il n’est pas résilié puis 2 ans après la résiliation. Les factures d’achat et de réparation des biens doivent également être conservées pendant toute la durée du contrat |
| Dossier "dommages corporels" | 10 ans | Les papiers (factures, expertises, certificats médicaux) doivent être conservés 10 ans après la fin de l’indemnisation, voir plus longtemps si des séquelles sont prévisibles |
| Assurance sur la vie et assurance décès | Durée du contrat + 10 ans | Le bénéficiaire peut faire valoir ses droits pendant 10 ans à partir de la date à laquelle il a eu connaissance du contrat d’assurance vie, en apportant la preuve de son ignorance jusqu’à cette date |
Voiture
| Contravention | 3 ans | A compter de l’infraction |
| Facture (achat, réparation...) | Durée de conservation du véhicule |
Banque
| Chèques à encaisser | 1 an et 8 jours | Passé ce délai, la banque n’a pas à le payer |
| Prêt à la consommation | 2 ans | A compter de la dernière échéance du crédit |
| Prêt immobilier | 2 ans | A compter de la dernière échéance de l’emprunt |
| Relevé de compte, virement, prélèvement, remise de chèque ou d’espèce, talons de chèque | 5 ans | Ce délai correspond à celui de l’action civile |
Attention : s’ils contiennent des informations sur des créances dont la nature fait courir une prescription plus longue, les talons de chèque et relevés de compte doivent être conservés plus longtemps.
Famille
| Actes d’état civil (copies intégrales et extraits) | indéfinie | Les actes d’état civil sont valables en principe sans limitation de date. Toutefois, dans certains cas (en vue du mariage notamment), il doivent avoir été délivrés depuis moins de 3 mois ou 6 mois. |
| Remboursement des cotisations d’allocations familiales | 3 ans | Les caisses disposent d’un délai de 3 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées (sauf en cas de fraude ou de fausse déclaration). |
| Jugement de divorce, jugement d’adoption | indéfinie | En cas de perte, une copie sera fournie par le tribunal. |
| Acte de reconnaissance d’un enfant | indéfinie | La mairie peut en délivrer une copie. |
| Mariage (contrat, documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou leg) | indéfinie | En cas de perte du contrat de mariage, s’adresser au notaire qui l’a établi. |
| Livret de famille | indéfinie | En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie |
| Testament, succession | indéfinie |
Logement
| Facture gaz et électricité | 2 ans | |
| Facture d’eau | 4 ou 2 ans | 4 ans si la distribution de l’eau est assurée par une personne publique, 2 ans s’il s’agit d’une entreprise privée |
| Facture de téléphone | 1 an | |
| Facture liée aux travaux | 10 ou 30 ans | Dépend de la nature des travaux |
| Certificat de ramonage | 1 an | |
| Attestation d’entretien annuel des chaudières dont la puissance est comprise entre 4 et 400 kilowatts | 2 ans minimum | |
| Titre de propriété | indéfinie | jusqu’à la revente |
| Charge de copropriété et correspondance avec le syndic | 10 ans | |
| Procès-verbaux des assemblées générales ou extraordinaires de copropriété | 10 ans | délai de contestation des décisions prises par les assemblées |
| Contrat de location | indéfinie | Pendant toute la durée de la location et les 5 années suivantes. L’état des lieux et la quittance de versement du dépôt de garantie doivent être conservés jusqu’au remboursement. |
| Inventaire du mobilier pour les locations meublées | indéfinie | Pendant toute la durée de la location |
| Quittance de loyer | 5 ans |
Impôts et taxes
| Impôt sur le revenu | 3 ans | A compter de l’année qui suit l’année d’imposition. Par exemple, la déclaration de revenus de 2007 est à conserver jusqu’à la fin 2010. |
| Impôts locaux (taxe foncière, taxe d’habitation | 1 an | Les avis d’impôts locaux doivent être conservés jusqu’à la fin de l’année au titre de laquelle l’imposition est due. Attention : depuis 2005, l’avis de redevance est commun avec l’avis de taxe d’habitation. |
| Preuve du paiement des impôts | 4 ans |
Travail
| Bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail | indéfinie | Jusqu’à la liquidation de la retraite |
| Pièces utiles pour réclamer le paiement (salaire, indemnité de licenciement) | 5 ans | |
| Allocations chômage (paiement) | 2 ans | Les actions en paiement des allocation chômage se prescrivent au bout de 2 ans. |
| Allocations chômage (restitution) | 3 ans | Pôle emploi - Assédic dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer les sommes indûment versées. |
| Titres de paiement de la pension de retraite | à vie | Ils peuvent être demandés pour le calcul des droits à la pension de réversion, s’il y a lieu. |
Santé
| Remboursement d’assurance maladie et maternité | 2 ans | Les caisses disposent d’un délai de 2 ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées (sauf en cas de fraude ou de fausse déclaration). |
| Mutuelle (carte, remboursement, ...) | variable | Au minimum suivant les délais prévus dans le contrat pour adresser une demande de remboursement. |
| Ordonnance | 1 an | La délivrance de la plupart des médicaments peut se faire dans l’année qui suit leur prescription. |
| Versement d’indemnités journalières | variable | Au minimum jusqu’à la liquidation des droits à retraite dans l’hypothèse où la validation de ces périodes n’aurait pas été faite. |
| Remboursements, indemnités journalières, certificats et examens médicaux au titre d’un accident du travail | indéfinie | Il est préférable de conserver indéfiniment tous les documents, en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé de la victime. |
| Capital décès | 2 ans | L’avis doit être conservé 2 ans à compter du jour du décès. |
| Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé de l’enfant | indéfinie | Pour le carnet de santé : au moins pendant la minorité de l’enfant. |
| Certificats, examens médicaux, radiographies | indéfinie | Les documents doivent être conservés car ils peuvent être utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé . |
A savoir : les délais de conservation des papiers d’une personne décédée sont ceux qui sont indiqués précédemment, car certains de ces documents peuvent prouver des dettes ou des créances qui sont transmises aux ayants-droits lors de la succession.
